マニュアル化の重要性

はじめに


こんにちは!エンジニアリングソリューション事業部のTです。
突然ですが皆さん、業務を進めていく上でこんな経験ありませんか?

「○○の資料ってどこに置いたっけ…」
「今日△△さんが不在だからこのツールの使い方が分からない…」

業務の一部分が属人化されてしまい、仕事が進まないなんてこと
あるのではないでしょうか。

そんな状況で足りないもの。それは「仕事のマニュアル化」です!!
本稿では、業務をマニュアル化することの重要性について以下の流れで説明していきます。

◆マニュアルとは?
◆マニュアルの具体例・種類
◆マニュアルを作成することによる効果・メリット
◆マニュアルの作成手順
◆マニュアルが使用されない問題と解決方法
◆まとめ

マニュアルとは?

そもそもマニュアルの意味は
ある条件に対応する方法を知らない者(初心者)に対して示し、
教えるために標準化・体系化して作られた文書である

フリー百科事典『ウィキペディア(Wikipedia)
と言われており、業務の標準化をもたらすことができるものとなります。

業務における作業方法や作業スピードは人によって異なるため、
組織やチームの足並みを揃えるためには
マニュアル化をすることがとても重要になってきます。

マニュアルの具体例・種類

マニュアルの具体例として以下のようなものが挙げられます。

①危機管理マニュアル
②業務マニュアル
③取り扱い説明書
④教材

今回はこの中から②の業務マニュアルに着目して説明します。

マニュアルを作成することによる効果・メリット

業務マニュアルを作成することで次のような効果を得ることができます。

①知識、スキルの統一化
チームの中にはまとめ役のチームリーダーから、入社したての新卒社員まで、
様々な人が属しています。
もちろん業務に携わってきた時間や知識の量なども人によって異なるため、
知識やスキルにばらつきが生じます。
業務内容をマニュアル化することで
このようなスキルの差を埋めることができます。

②作業品質の均一化
同じ手順書を見て、一つ一つ着実にこなすことで成果物に対しての
「抜け漏れ」や「手戻り」等を減らすことができます。

③属人化の防止
業務内容をマニュアル化することで
担当者が不在の場合作業が進まないなどといった
依存してしまっている状況を防ぐことができます。

④仕事の効率化
マニュアルを使えば作業の途中で迷うことが減るので、
業務時間の短縮効果に繋がることができます。

その他、新規参画者への教育時間を減らす効果もあります。
マニュアルが無いと新しくチームに参画された方に、1つ1つ口頭で説明し
分からない箇所はその都度作業を止めて教えなければいけません。
そのため、マニュアルを作成することで指導者の負担を大幅に軽減することができます。

マニュアルの作成手順

ただ闇雲にマニュアルを作成し始めてもあまり効果も得ることはできません。
マニュアルは段階を踏んで作成することが大切です。

①現状の把握
→業務の課題などを可視化し、改善策として本当にマニュアルを作成する必要があるのかを考える

②マニュアルの目的・内容を決める
→何のために使うものなのか、どのような時に使うものなのかなどを
あらかじめ整理する 

③マニュアルの対象者を決める
→新規参画者向けなのか?既存社員の業務統一のために利用するものなのかを
明確にする

④マニュアルを作成する
→作成する際は表記ルールを統一させ、見やすくする

マニュアルが使用されない問題と解決方法

マニュアルを作成したはいいものの、誰にも使われなかったり、
マニュアルに書いてあることの意味がわからなかったり、
結局今まで通りの仕事の進め方をしてしまったりしていませんか?

マニュアルを作成しても利用されない原因とそれに対する解決方法は
以下の通りです。

【問題①】マニュアルの必要性が理解されていない
【解決策】マニュアルの目的・対象者・作成理由などを周知する

【問題②】読みづらい
【解決策】展開する前にレビューを行い、問題ないか確認する

【問題③】情報が古いまま更新されていない
【解決策】「いつ」・「誰が」更新するのかを明確にして、定期的な更新を行う

まとめ

マニュアル化の重要性について少しでも理解して頂けたでしょうか?
マニュアルを作成していくうちに分かりづらかった業務や
効率的にするにはどうすればよいか?などといった
様々なことに気づく場面も多いかと思います。
実際に私も現場でマニュアルを導入したことにより
育成にかける工数が減り、別の作業に時間を当てられるようになりました。
みなさんもぜひマニュアルを導入して業務の質を向上させていきましょう!

投稿者: エムシバ君